DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Digitalização de Documentos

Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme) para um suporte em formato digital visando agilizar o acesso às informações, mediante a visualização no formato digital a multiplos usuários. 
Digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea e a multi-usuários das imagens de documentos, em qualquer computador conectado à rede, intranet ou internet.
As imagens digitais podem ser armazenadas em servidores, acessíveis 24 horas por dia.


O sistema permite a pesquisa e a localização de dados e imagens mediante uso de diversos parâmetros e decampos fixos e configuráveis: departamento, título do documento, nomes, datas e números, possibilitando a filtragem da pesquisa em variados níveis e atendendo características específicas. 
Senha e login para permissão de acesso a dados e imagens predeterminados, conforme categoria do usuário: áreas administrativas, setores de produção, clientes, fornecedores, colaboradores, empregados etc.
A inserção de dados, indexação e digitalização de documentos pode ser realizada pela R3TI ou pelos próprios usuários, em qualquer departamento ou filial.


Quando executadas pela R3TI, as rotinas são basicamente as seguintes:

Planejamento dos procedimentos para implantação ordenada e estruturada dos serviços de digitalização de documentos;
  • Definição da metodologia de indexação aplicável a cada título documental;
  • Execução das atividadede digitalização, incluindo preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação por lote de documentos e migração das imagens e dados para o sistema indicado pelo cliente;
  • Treinamento dos usuários para consulta ao sistema e visualização das imagens pesquisadas.

Vantagens:

  • Rapidez nas atividades que requerem a análise de documentos;
  • Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;
  • Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;
  • Segurança, portabilidade e conectividade;
  • Busca indexada por chaves de pesquisa;
  • Integração de dados ativos e históricos;
  • Consulta via Rede, Intranet ou Internet.
  • Backup fornecido em CD ou HD externo.

Digitalização de Documentos

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